STRI Procurement

Especificaciones para servicio de proceso de planilla para el Instituto Smithsonian de Investigaciones Tropicales en Panamá

Panamá, 11 de Junio de 2008

I. Generales:

El proponente presentará los costos de procesar la planilla para el Instituto Smithsonian de Investigaciones Tropicales de acuerdo a los requerimientos detallados en este documento.

Se asignará un representante técnico como enlace entre el Instituto y la empresa. La empresa no tendrá que involucrarse directamente con los empleados.

Normalmente las liquidaciones por contratos indefinidos, definidos y por obra determinada, renuncias, despidos por cualquier motivo, etc., se procesán conjuntamente con la planilla bisemanal.

Al ser STRI una Misión Internacional, es importante, para efectos de las fechas de cierre, no solamente tomar en cuenta los días feriados de Panamá, sino también los de Estados Unidos, esto se tomará en cuenta al momento de que STRI envíe a la empresa el calendario de pagos anual. La empresa debe estar en la capacidad de entregar la planilla a tiempo en el evento en que se den cambios repentinos en estas fechas.

El XIII mes se pagá conjuntamente con la planilla bisemanal más cercana anterior al día 15 del mes en que corresponde dicho pago.

STRI tiene acuerdos especiales, aprobados por el Ministerio de Trabajo, con algunos grupos de empleados con diferenciales de sobre tiempo diferente al los que prevé la ley.

STRI mantiene contratos con jornadas completo y parcial, es decir, algunos de estos empleados tienen horarios fluctuantes con un mínimo y un máximo de horas a pagar por semana.

Los empleados de STRI toman las vacaciones por tramos hasta de horas, hasta llegar a completar los 22 días hábiles o lo que corresponda en horas dependiendo de las horas que labora según contratación (si el empleado labora 40 horas a la semana, tiene derecho a 176 horas de vacaciones, pero si el empleado labora 10 horas semanales tiene derecho a 44 horas de vacaciones).

Hay empleados que laboran diferente cantidad de horas por periodo de pago, por lo que estos 22 días hábiles deberán ser prorrateados según las horas laboradas durante los 11 meses anteriores.

Al ser Smithsonian una Misión Internacional, no esta obligada a ser agente retenedor, por lo que la institución permite a los empleados que así lo soliciten no retener impuesto sobre la renta o retener una porción fija bisemanalmente además de los que desean que se les retenga la totalidad de los impuestos.

STRI se encuentra en la disposición de poder escuchar nuevas propuestas que sean acorde con las necesidades del Instituto y que mantengan los parametros plasmados en este documento.

El costo de este servicio se ha estimando a un valor anual de aproximadamente $18,000.00.

De ser necesario se requerirá un periodo de transición de dos meses o su equivalente a cuatro (4) periodos de pago.

Reunión con proponentes para cubrir interrogantes y aclaraciones se realizará el martes 24 de junio de 2008 a las 1:30 p.m., punto de reunión será en el Edificio Tupper, ubicado en Ancón. Para mayor información, comunicarse con el Departamento de Compras al teléfono #212-8032

II. Obligaciones del Contratista:

Se requiere procesar una planilla de aproximadamente 350 empleados, bisemanalmente.
La empresa debe estar en la capacidad de hacer entrega de la planilla a tiempo teniendo en cuenta tanto los feriados de US como los de Panamá.
Hay empleados que en adición a su salario regular, realizan trabajos no relacionados a su contrato original en sus tiempos libres para otros proyectos, siempre y cuando no interrumpa sus funciones principales. Estas funciones adicionales se remuneran con una tarifa única que en la mayoría de los casos pagan un salario por hora menor al de su contratación por lo que deberá aparecer en una línea aparte dentro de los ingresos.
Se requiere que la empresa pueda manejar el registro de las vacaciones por días hábiles y pague automáticamente a los empleados cualquier diferencial de vacaciones que se produzca por efectos de los diferenciales de empleados que laboran sobre tiempo y en días de fiesta como también los que reciben bonificaciones que computan para el pago de dichas vacaciones y los casos mencionados en el punto #3.
Por efectos de contratación, hay empleados a quienes se les debe descontar y rembolsar el pago del Seguro Social y del Seguro Educativo.
Se debe procesar la planilla preelaborada para la Caja de Seguro Social sin que se incluya el pago del Impuesto sobre la Renta y Seguro Educativo en dicha planilla ya que al ser Smithsonian una Misión Internacional está exonerado del pago de dichos impuestos.
Para procesar el pago de la Planilla Preelaborada la empresa nos entregara la misma además de un archivo en Excel que contenga la información de los empleados, salarios devengados, Seguro Social patronal, Seguro Social retenido a los empleados y Riesgo Profesional a pagar además de la cuenta contable que paga el salario de dicho empleado.
Con respecto a la retención del 10% del Impuesto sobre la Renta sobre los Gastos de Representación, la institución retiene el 100% de esta parte, esta retención debe ser automática de manera que cuando se pague el XIII mes o se ajuste o aumente el Gasto de Representación, el proceso de planilla lo ajuste automáticamente y la institución no tenga que estar enviando manualmente estos cambios.
Para el pago de los impuestos, la empresa deberá entregar un archivo en Excel, al cierre del mes, que tenga la información de los empleados, salarios devengados, Impuesto sobre la Renta a pagar, Seguro Educativo a pagar y la cuenta contable que paga el salario de dicho empleado.
La empresa generara anualmente el archivo de la Planilla 03 y enviara el archivo a STRI para que se envíe a la Dirección General de Ingresos.
La empresa deberá generar en formato Word, con el logo de Smithsonian las cartas de certificación de salarios y retenciones que se han hecho a los empleados durante el año. El texto del encabezado de la carta será proporcionado por nuestra Institución a la empresa.
La empresa deberá enviar dentro de los primeros 5 días hábiles, de los meses de Abril, Julio, Octubre y Enero los archivos según el formato de la empresa PROFUTURO para que STRI proceda a enviar el pago del Fondo de Cesantía. La empresa proporciona a STRI un archivo en Excel que detalle los centros de costos en los cuales se hizo la reserva de cada empleado
En adición al registro de vacaciones y enfermedad, la empresa deberá tener códigos que diferencien al empleado que esta en licencia sin sueldo y el empleado que este en licencia de maternidad o Riesgo Profesional, de manera que al momento del pago de XIII mes y vacaciones STRI no tenga que hacer cálculos manuales.
Los empleados de STRI tienen acceso a bancos y cooperativas en los Estados Unidos, en vez de depositar su salario en cuentas bancarias panameñas, solicitan que su salario sea depositado en estas cuentas, es importante que en los talonarios de pago se refleje esta diferencia de cuando estos pagos son por descuento y cuando es el neto lo que se esta depositando en su cuenta del extranjero.
La empresa entregara un archivo de texto para lo que STRI le entregara los parámetros a seguir, este archivo se utiliza para levantar en nuestro sistema contable la información de la planilla.
La empresa imprimirá los cheques de los empleados y acreedores que no tengan información de ACH y los enviará en el paquete de la planilla para ser firmados y distribuidos por STRI.
El talonario de pago debe incluir el nombre y logo de la Institución. Tener un espacio donde se refleje el saldo de vacaciones. Debe tener espacio suficiente tanto en la sección de ingresos como en la sección de descuentos para que se puedan detallar los mismos.
La empresa entregará a STRI en Excel y PDF archivos que incluyan toda la información referente a la planilla, información por empleado de sus ingresos y descuentos, información patronal con las cuentas contables a las que se cargan los salarios incluyendo información de sobre tiempo, saldos de vacaciones y enfermedad, que serán utilizados, entre otros para la confección de las cartas de trabajo al personal a más tardar el viernes, día de pago. Algunos de estos archivos se entregarán impresos junto con los cheques y talonarios de pago, planilla preelaborada y cualesquiera otros, en las oficinas de STRI, a más tardar el martes de la semana de pago, tomando en consideración, que pudiera ser antes por razones de días feriados.
Debido a que algunas oficinas necesitan obtener información del pago de la planilla que los empleados que son pagados por esa oficina, se necesita un reporte digitalizados donde esta (s) personas solamente tengan acceso a la información de sus empleados y no a la información de los empleados de toda la institución.
La empresa enviara a STRI los archivos de texto en el formato requerido por el HSBC para procesar los pagos por ACH de los salarios y pagos a acreedores, para estos efectos se necesita que la empresa provea un archivo en Excel, para efectos de reconciliación, que tenga las mismas cifras de cada uno de los archivos de ACH. Actualmente se requieren 3 (tres) archivos de ACH separados, uno para el pago de los salarios, otro para le pago de acreedores cuyos descuentos son 2 (dos) veces al mes y otro para los pagos bisemanales de acreedores, estos archivos serán levantados por STRI en el programa del banco.
La empresa deberá generar otro archivo de ACH para el pago de las pólizas colectivas de seguros, este archivo deberá traer los totales de cada compañía, el mismo puede generarse en adición a los anteriores, o puede incluirse en el archivo de acreedores bisemanales, tomando en cuenta que se agrupen todos los empleados en una sola línea y que esta línea debe venir a nombre de la compañía aseguradora, estos montos incluyen los descuentos de empleados y la parte patronal a pagar.
Es importante que se pueda cambiar la información de la adenda del archivo de ACH, de manera que en los casos en los que así se requiere, en la misma pueda estar información personal por empleado como numero de cedula, numero de cliente, etc., que requieren algunas entidades para poder recibir los pagos por esta vía.
La mayor parte de las pensiones alimenticias se pagan por ACH, en este caso, la empresa debe tomar en cuenta este dato y enviar en el archivo para el proceso de ACH el nombre del beneficiario.
En los casos que no son pensiones alimenticias, por ejemplo descuentos para Fondos de Jubilación en que la cuenta esta a nombre del beneficiario y no debe ir a nombre del empleado, al momento de crear el código, STRI enviara la información bancaria de dicha entidad, la empresa deberá tener algún mecanismo de manera que cada ves que se envíe un descuento nuevo con este código, STRI no tenga que estar enviando dicha información.
La empresa se compromete a mantener notificado al representante técnico de STRI de cualesquiera cambios legales se den en lo que a planilla se refieren y se compromete a invitar a la (s) personas enlace al momento de que la empresa dicte algún curso o seminario en referencia a estos cambios.
El personal enlace con la empresa que brinda los servicios de planilla debe estar informado de que cambio afecta a STRI y cual no, la empresa deberá consultar siempre si dicho cambio legal procede o no, de haber algún error y que por ser detectado tardíamente STRI se vea obligada a pagar alguna multa o recargo, la empresa se hará responsable de rembolsar a STRI la totalidad de dicha multa o recargo.

III. Información:

PROPUESTAS:

Las propuestas deberán presentarse:

Sobre con propuesta – Económica (original) detallando:

Costo mensual (según planilla suministrada)

Solicitudes especiales: La propuesta debe estipular el monto o porcentaje que cobrará por efectos de solicitudes especiales como pueden ser liquidaciones fuera del proceso normal de la planilla, calculos de liquidacion o cualesquiera otra circustancia que se presente en un momento dado

Costo anual solicitudes especiales (según planilla suministrada)

Sobre con propuesta – Técnica (original + dos copias) detallando:

Perfil de la Empresa
Tiempo de estar establecido en la República de Panamá suministrando los servicios.
Tres (3) referencias en donde hayan brindado el servicio por un periodo no menor de dos (2) años
Nombre y dirección del Representante Legal
Hoja de vida del personal encargado a este servicio
Certificado SAS-70 e ISO9001:2000
Programas de Seguridad

El contrato de los servicios iniciará el 01 de octubre de 2008 por un año renovable hasta 5 años. La renovación estará sujeta a la disponibilidad de fondos asignados y a la aceptación de los servicios de acuerdo a los requerimientos del Instituto.

La propuesta debe entregarse a más tardar el 11 de Julio de 2008 antes de las 3:30 p.m. en las oficinas del Departamento de Compras del Instituto de Investigaciones Tropicales Smithsonian.

Las propuestas se abrirán en privado y una vez evaluadas, se notificará el resultado del concurso.

Las diferentes propuestas serán evaluadas de acuerdo a los siguientes factores:

Personal Idóneo asignado al servicio (20%)
Experiencia, especialidad y capacidad de la Empresa en este tipo de actividad (30%)
Costo (Propuesta Económica) (50%)

IV. Responsabilidad del Instituto:

STRI enviara a la empresa la información necesaria para que procese los cambios en planilla de ingresos de nuevos empleados, extensiones, correcciones, liquidaciones, ingresos adicionales y deducciones, aumentos de salario y cualesquiera otros cambios necesarios para el proceso de planilla.

STRI enviara a la empresa los datos de horas laboradas y sobre tiempos a la empresa para el proceso de la planilla.

El pago de los servicios se efectuará mensualmente contra presentación de factura original dirigida a la Sección de Planillas del Departamento de Contabilidad, dentro de los 30 días calendarios luego de recibida la factura.

De presentarse algún reclamo por parte de STRI, dicha factura será regresada al proveedor con una nota explicando el problema, de manera que se presente nuevamente con las correcciones o notas de crédito necesarias, los términos de pago serán efectivos a partir de esta nueva fecha de entrega.

Vea Plantilla de Cotizacion